Viết email trả lời phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Để dễ dàng vượt qua buổi phỏng vấn, bạn cần gây dựng được những ấn tượng ban đầu cho nhà tuyển dụng. Một trong số đó chính là bước viết email trả lời phỏng vấn tiếng Anh sao cho đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất. Vì vậy, hôm nay TOPICA Native sẽ hướng dẫn bạn cách viết email tiếng Anh xác nhận thư mời phỏng vấn gây thiện cảm và “lọt vào mắt xanh” của nhà tuyển dụng nhé.

Xem thêm các bài viết khác:

• Hướng dẫn viết email tiếng Anh cho người đi làm từ A đến Z
• Cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh khéo léo nhất
• Giao tiếp tiếng Anh cho người đi làm – Bài 17: Phỏng vấn xin việc

1. Cấu trúc email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh

1.1. Cách trả lời email xác nhận phỏng vấn tiếng Anh

Trước khi trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn cần xác định bố cục email tiếng Anh chuẩn mực và chuyên nghiệp nhất. Đây chính là “cái khung” để bạn viết email nhanh chóng, đầy đủ và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Tiêu đề thư

Một bức thư hoàn chỉnh phải có tiêu đề thư. Nếu bạn chuẩn bị kỹ càng phần nội dung mà không có tiêu đề kèm trong mail thì khả năng thư thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh của bạn sẽ vào thùng rác “ngồi” là rất cao đấy. Bởi vì có rất nhiều người như bạn ứng tuyển vào 1 vị trí như bạn nên đương nhiên cũng có nhiều thư phản hồi. Nếu bạn không viết rõ ràng tiêu đề thư thì người phản hồi sẽ không biết bạn là ai và họ không có thời gian đi check lại thông tin. Vì vậy hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng với cú pháp:

[tên vị trí ứng tuyển] – [tên bạn].

 

Lời chào

Lời chào chính là phần đầu tiên, cũng là phần để gây ấn tượng với người đọc. Đối với bất kỳ email nào, bao giờ chúng ta cũng phải có phần chào hỏi trước khi bước vào nội dung chính. Tuy là nhỏ nhưng nếu thiếu đi phần này, bức thư của bạn sẽ đánh mất thiện cảm với nhà tuyển dụng, và thậm chí nghiêm trọng hơn, họ hoàn toàn có thể rút lại quyết định ngay lập tức nếu thấy bạn thiếu chuyên nghiệp.

Nếu bạn không biết chính xác tên của nhà tuyển dụng hoặc tên trưởng phòng nhân sự, bạn có thể dùng Dear Hiring Team / To whom it may in concern. Tuy nhiên, cách dùng này thường không được đánh giá cao, nó thể hiện rằng bạn chưa thực sự quan tâm và nghiêm túc tìm hiểu về công việc.

Để chào hỏi chuyên nghiệp hơn, bạn nên dùng mẫu câu: Dear Mr. /Mrs. /Ms. ( + tên nhà tuyển dụng / tên người quản lý bộ phận tuyển dụng/ tên trưởng bộ phận bạn ứng tuyển). Thường trong email mời phỏng vấn, người gửi sẽ có ký tên. Bạn nên lưu lại tên người tuyển dụng vì đây là người sẽ nhận thư của bạn. Một lá thư gửi đến đích danh người nhận bao giờ cũng ấn tượng hơn một bức thư với địa chỉ người nhận rất chung chung. Bởi điều này thể hiện rằng, bạn để ý đến những chi tiết nhỏ nhặt trong tin tuyển dụng hoặc đã có sự đầu tư tìm hiểu ít nhiều về công ty, bạn có dành sự quan tâm thật sự cho vị trí này. 

Cảm ơn nhà tuyển dụng

Sau khi chào hỏi, bạn nên đi thẳng vào nội dung chính, tránh lòng vòng thông tin không liên quan. Đầu tiên, bạn nên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã lựa chọn bạn trong hàng ngàn CV được gửi đến để sắp xếp lịch phỏng vấn. Vượt qua vòng này cũng đồng nghĩa với việc bạn tiến gần hơn một bước đến vị trí mơ ước của mình.

Ví dụ:

• Thank you for the invitation to interview for the Marketing Manager position.
  (Cảm ơn anh rất nhiều vì lời mời phỏng vấn cho vị trí trưởng phòng Marketing)
• Thank you for your invitation to interview with ABC Company.
  (Cảm ơn vì lời mời của anh tới buổi phỏng vấn của công ty ABC)
• I would like to thank you for your consideration for my application for the position of…[vị trí bạn ứng tuyển]
  (Tôi rất cảm ơn về sự cân nhắc của bạn cho sự ứng tuyển của tôi ở vị trí…).
• Thank you for the opportunity …
  (Cảm ơn anh vì đã trao cơ hội…)

Xem thêm: 50 mẫu câu viết email tiếng Anh được đánh giá cao nhất

Xác nhận lịch phỏng vấn 

Sau đó, xác nhận lịch phỏng vấn nếu thời gian mà người gửi đưa ra phù hợp với bạn. Nếu lịch hẹn không phù hợp, đừng ngần ngại đưa ra một thời gian cụ thể khác và hỏi xem nhà tuyển dụng có đồng ý hay không. Một số trường hợp nhà tuyển dụng sẽ đưa ra một vài thời gian và yêu cầu bạn chọn lịch phỏng vấn. Hãy xác nhận tất cả các buổi bạn có thể đi và đừng quên nhấn mạnh buổi nào bạn mong muốn nhất. 

Ví dụ:

• I’m writing to confirm the interview details …
  (Tôi viết thư này để xác nhận thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn…)
• I very much would like to interview with you at…
  (Tôi rất vui được tham gia buổi phỏng vấn với anh tại…)
• I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with (Hiring Manager) on (date) at (time) in your (location) office.
  (Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ buổi gặp với Quản lý tuyển dụng vào ngày… tại…) 

Yêu cầu hoặc thắc mắc (nếu có)

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần thêm thông tin nào liên quan đến cuộc phỏng vấn, hãy hỏi ngay trong thư trả lời này. Một số vấn đề bạn cần phải chuẩn bị kỹ như: giấy tờ cần thiết (CV, sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, chứng minh thư bản sao, bằng cấp, chứng chỉ, các sản phẩm cá nhân để chứng minh năng lực…); địa điểm phỏng vấn cụ thể, và thông tin liên lạc của người phỏng vấn để bạn có thể liên lạc ngay cho họ nếu có bất kỳ khó khăn hay vấn đề phát sinh.

Kết thư và ký tên

Cuối cùng, bạn nên đề cập đến rằng sẽ đến phỏng vấn đúng giờ và kết thúc là lời chào trân trọng kèm theo chữ ký và thông tin liên hệ của cá nhân bạn. Đừng quên để lại thông tin cá nhân như số điện thoại hoặc email, mặc dù nhà tuyển dụng đã nắm được nhưng bạn vẫn nên nhắc lại ở phần này vì nó khá ngắn gọn và tiện dụng cho họ.

Ví dụ:

• I look forward to hearing from you.
  (Tôi rất mong phản hồi từ bạn).
• Yours faithfully, (sử dụng nếu đầu thư sử dụng Dear Sir/Madam)
• Yours sincerely, (sử dụng nếu đầu thư dùng Dear Mr/Ms…)

[Ký tên]

1.2. Từ chối lời mời buổi phỏng vấn tiếng Anh

Phản hồi thư mời phỏng vấn không chỉ mỗi việc xác nhận đi phỏng vấn mà còn bao gồm cả việc từ chối lời mời nếu bạn không có nhu cầu cho vị trí. Nếu bạn gửi CV và Cover Letter nhưng nhà tuyển dụng phản hồi quá lâu và bạn đã có 1 công việc mới. Trong trường hợp này nhiều bạn chọn cách im lặng nhưng lời khuyên là bạn hãy phản hồi nhà tuyển dụng để họ không mong đợi và tìm ứng viên khác. Cấu trúc thư từ chối phỏng vấn khá giống với thư chấp nhận, chỉ khác phần lý do. Sau đây là một số lý do mà bạn nên bỏ vào mail phản hồi:

This position is a great opportunity. However, after careful consideration, I have decided to accept a position at another company.
(Vị trí này là một cơ hội tuyệt vời. Tuy nhiên, sau khi xem xét cẩn thận, tôi đã quyết định chấp nhận một vị trí tại một công ty khác).

Thank you very much for considering me for the position of [vị trí ứng tuyển] and for inviting me to interview with your company. However, I would like to withdraw my application for this position
(Rất cám ơn bạn vì đã xem xét tôi về vị trí…và đã mời tôi phỏng vấn với công ty của bạn. Tuy nhiên, tôi muốn rút đơn xin việc ở vị trí này).

Xem thêm: Bật mí cách viết email từ chối khéo léo, chuyên nghiệp

 

2. Lưu ý khi viết email trả lời phỏng vấn tiếng Anh

Bạn nên trả lời mail xác nhận phỏng vấn tiếng Anh càng sớm càng tốt, tốt nhất là ngay sau khi nhận được mail và tuyệt đối không nên để lâu mới phản hồi thư. Ngoài ra, cần tránh viết sai chính tả, câu cụt, thiếu ý. Nên viết câu mạch lạc, rõ ràng, đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ.

Sử dụng những câu ngữ pháp đơn giản, không cần thiết phải sử dụng các câu hoa mỹ, phức tạp. Kiểm tra lại một lần nữa để chắc chắn rằng mail phản hồi không mắc lỗi sai ngớ ngẩn nào:

• Đầy đủ các phần, thông tin: việc trả lời email đầy đủ bố cục, thông tin, lời cảm ơn sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng, có thiện cảm với bạn hơn.
• Lời lẽ lịch sự, chuyên nghiệp: Hãy thể hiện phong thái chuyên nghiệp ngay từ trong những email đầu tiên gửi đến nhà tuyển dụng. Điều đó rất giúp ích cho việc xem xét bạn của nhà tuyển dụng sau này.
• Chú ý giờ giấc gửi email: Bạn nên gửi phản hồi vào giờ làm việc trong tuần và sớm nhất có thể. Đừng bắt nhà tuyển dụng phải chờ đợi

Có thể bạn quan tâm: Các cách trả lời phỏng vấn “sang, xịn, mịn”

Nếu như bạn được mời đến tham gia buổi phỏng vấn nhưng không biết làm cách nào để có thể phỏng vấn hoàn toàn bằng tiếng Anh thật tự tin, trôi chảy và tạo ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng, thì bạn không thể bỏ qua video dưới đây của TOPICA Native:

3. Mẫu email phản hồi thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

3.1 Mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh 1

Dear Ms. Nhung,

I am so happy to receive your email. Thank you for the invitation to interview for the Sales Manager role at Star Company. I am available this Monday at 2:30 pm, and I confirm the meeting with you to discuss this position on that day.

Please let me know if you need any information prior Monday afternoon at your offices.

Sincerely,

Linh Nguyen

Phone: 0976.123.XXX

Gửi chị Nhung,

Em rất vui khi nhận được email của chị. Cảm ơn chị vì lời mời tham gia phỏng vấn vào vị trí trưởng phòng kinh doanh của công ty Star. Em rảnh vào 2:30 chiều thứ hai tuần này, em xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào hôm đó.

Hãy cho em biết nếu chị cần thêm bất cứ thông tin gì trước chiều thứ hai.

Trân trọng,

Linh Nguyễn

Phone: 0976.123.XXX

3.2 Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 2

Dear Mr.Smith – Manager Marketing of ABC Company,

I am very pleased to receive the invitation to join the interview with your company this morning. 

Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to select new accountants for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on Tuesday, December 15th, 2020.

However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.

I’m looking forward to hearing from your company soon so that I can have the best preparation!

Best regards,

Phuong Thao

3.3 Mẫu thư trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 3

Dear Freshwall Company Limited,

I am very grateful to receive the Invitation Letter from your company; Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the Corporate Communications Manager position.

Therefore, I am writing to confirm that I am going to the interview on Tuesday, June 14, 2020.

Once again, sincerely thank you!

Best regards!

Ngan

3.4 Mẫu email chấp nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 4

Dear Sir or Madam,

After receiving the email from your company, I feel extremely grateful. Thank you for giving me the opportunity to join the interview. and select the key account manager.

I confirm that I will definitely participate in the interview at 9:00 am, on November 6th, 2020 at  the company with Mrs. Hoa.

If you need any additional documents for the interview, please contact me  so that I can be prepared most thoroughly.

Yours faithfully,

Jame

3.5 Mẫu thư trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh 5

Dear Tagency MTV Company Limited,

I am very happy and thankful that your company has given me the opportunity to join the interview for the  account manager position.

I am writing this letter to confirm my interview appointment on Wednesday, July 15th, 2020 at the company office.

I believe that my working experience  in marketing will help me become an ideal candidate for this position. I look forward to sharing my passion and skills at work with you in the interview.

If the company needs any documents before and during the interview, please respond to me so that I can have the most careful preparation.

Regard,

Lam

3.6 Mẫu trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh 6

Dear Mr.Stark  – PR Manager of Ha Noi Lymiart Company Limited,

I am very pleased to receive the invitation to join the interview with your company this morning.

Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to select a new marketing executive for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on Tuesday, December 15th, 2020.

However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.

I’m looking forward to  hearing  from your company soon so that I can have the best preparation!

Best regards,

Tuyet Nhu

3.7 Mẫu thư trả lời phỏng vấn bằng tiếng Anh 7

Dear Freshwall Company Limited,

I am very grateful to receive the Invitation Letter from your company; Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the Corporate Communications Manager position.

Therefore, I am writing to confirm that I am going to the interview on Tuesday, June 14, 2020.

Once again, sincerely thank you!

Best regards!

Một email tiếng Anh xác nhận thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp giúp bạn có lợi thế hơn rất nhiều trong bước đầu chinh phục nhà tuyển dụng. Nỗi lo thất nghiệp chỉ còn là chuyện nhỏ khi sở hữu khả năng tiếng Anh thành thạo. TOPICA Native hy vọng với bài viết trên chia sẻ cho bạn cách trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn được một thư phản hồi đầy ấn tượng để gửi đến cho nhà tuyển dụng và chúc bạn tìm được công việc tốt nhé!