Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm – Bài 4: Lên lịch họp

Nếu làm việc trong công ty đa quốc gia hoặc có nhiều đồng nghiệp nước ngoài, bạn sẽ phải thường xuyên giao tiếp tiếng Anh, trong đó có chủ đề lên lịch họp. Để tránh bỏ lỡ thông tin cần thiết, bạn nên tham khảo những mẫu tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của Topica chủ đề lên lịch họp nơi công sở dưới đây.

Xem thêm:

1. Mẫu hội thoại tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm lên lịch họp

Tình huống giao tiếp với đối tác

A: We need to discuss about the upcoming projects. I would like to make an appointment with you to clarify some information.

B: Of course, I have Thursday or Friday available. Would Thursday suit you?

A: Um… I have an appointment with some partners on Thursday. I prefer Friday to meet you.

B: Okay. Do you want to come in the morning or afternoon?

A: Afternoon is the best for me.

B: I will check my calendar and call you later with the exact time. Can you send me the plan of the project today?

A: Yes, I will send you the plan by email.

B: Do you know how to get my office at 1 Thai Ha street?

A: No, Can you tell me the directions, please?

B: Yes, we will send you all of the information that you need. See you there!

Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm khi lên lịch họp rất quan trọng

Dịch:

A: Chúng tôi cần thảo luận về dự án sắp tới. Tôi muốn sắp xếp lịch cho buổi họp với bạn.

B: Được thôi. Tôi có thời gian vào thứ 5 và thứ 6. Thứ 5 có tiện với bạn không?

A: Tôi đã có lịch hẹn vào thứ 5. Tôi muốn lên lịch vào thứ 6 gặp bạn.

B: Được thôi. Vào buổi sáng hay buổi chiều nhỉ?

A: Tôi muốn tới vào buổi chiều.

B: Tôi sẽ xem lại lịch và báo cho bạn thời gian chính xác. Bạn có thể gửi cho tôi kế hoạch của dự án trong hôm nay được không?

A: Được ạ, tôi sẽ gửi kế hoạch trong hôm nay.

B: Bạn biết đường đi tới văn phòng tôi ở số 1 đường Thái Hà chưa?

A: Chưa, bạn có thể gửi tôi chỉ dẫn được không?

B: Được rồi, chúng tôi sẽ gửi tới bạn tất cả thông tin cần thiết. Hẹn gặp lại.

Tình huống giao tiếp với đồng nghiệp

A: I’m afraid that I have to cancel our meeting on Monday, as something unexpected has come up. Would you be free for a meeting on Tuesday?

B: It’s okay. I will be out of the office on Tuesday morning, but I will be available on Tuesday afternoon.

A: Sounds good.I will arrange a meeting on Tuesday afternoon on Trello to announce other committees.

B: Okay. I think 2.pm is the best time. Make sure that they all get notified. By the way, you need to prepare carefully your presentation before the meeting. Do you need help?

A: No, I can do it on my own. However, we need to sit down and thrash out the details of the agreement.

B: Okay! Call me if you need any further information. Looking forward to meeting with you!

Dịch:

A: Tôi e rằng chúng ta phải hủy cuộc họp vào thứ 2 vì một số vấn đề không đoán trước xảy ra. Bạn có thời gian để tham gia họp vào thứ 3 không?

B: Được thôi. Tôi ra ngoài vào sáng thứ 3, nhưng sẽ quay về vào buổi chiều.

A: Nghe ổn đó. Vậy tôi sẽ đặt lịch họp vào chiều thứ 3 trên Trello để các thành viên còn lại nắm được.

B: Được rồi. Tôi nghĩ 2 giờ chiều là thích hợp. Hãy đảm bảo tất cả mọi người cùng biết. À, bạn cần chuẩn chị kỹ càng cho bài thuyết trình trước buổi họp. Có cần tôi giúp đỡ không?

A: Không tôi có thể tự làm được. Tuy nhiên, chúng ta cần ngồi xuống và tìm ra cách giải quyết những vấn đề trong thỏa thuận nữa.

B: Okay, gọi cho tôi nếu bạn cần những thông tin khác. Hẹn gặp lại bạn.

Nắm chắc mẫu câu thường gặp giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp bằng tiếng Anh

2. Một số mẫu câu trong giao tiếp tiếng Anh khi lên lịch họp

Mở đầu giao tiếp

Would you be free for a meeting [time] about…? (Bạn có rảnh để họp vào [thời gian] về…?)

Ví dụ: Would you be free for a meeting tomorrow about the upcoming project? (Bạn có rảnh để họp vào ngày mai để bàn về dự án sắp tới?)

We need to … (Chúng ta cần …)

Ví dụ: We need to review the resutl of sales plan in 2020. (Chúng ta cần đánh giá lại kết quả kế hoạch kinh doanh năm 2020)

Đặt lịch hẹn

I would like to arrange an meeting to …. (Tôi muốn lên lịch họp để…)

Ví dụ: I would like to arrange an meeting to discuss more about the project. (Tôi muốn lên lịch họp để bàn thêm về dự án)

Would it be possible to meet on (date) at our office? (Buổi họp có thể diễn ra vào ngày… tại… được không?

Ví dụ: Would it be possible to meet on July 15th at our office? (Buổi họp có thể diễn ra vào ngày 17 tháng 7 ở văn phòng của tôi được không?

Xem thêm: Giao tiếp tiếng Anh cho người đi làm – Bài 3: Thảo luận công việc

Gợi ý thời gian

Would [day] suit you? (Ngày nào tiện cho bạn?)

Ví dụ: Would Monday suit you? (Thứ 2 có tiện cho bạn không?)

Would you be available on [day]? (Bạn rảnh vào ngày nào?)

Ví dụ: Would you be available on Friday? (Bạn có rảnh vào thứ 6 không?)

Which day is best for you? (Ngày nào tiện cho bạn nhất?)

Đồng ý lịch họp

I would be available to attend the meeting on (date) at (time and place). (Tôi có thời gian để tham gia họp vào [ngày], [giờ và địa điểm])

Ví dụ: I would be available to attend the meeting on Tuesday at 9 AM at your office. (Tôi có thời gian để tham gia họp vào thứ Ba lúc 9 giờ sáng tại văn phòng của bạn.

[Day] sounds fine. Shall we say around (time) at (place)? ([Ngày] hợp lý đấy. Vậy chúng ta sẽ gặp lúc [giờ] ở [địa điểm])

Ví dụ: Friday sounds fine. Shall we meet around 2 PM at Trong Dong Palace? (Thứ 6 hợp lý đấy. Vậy chúng ta sẽ gặp nhau lúc 2 giờ ở Trống Đồng Palace phải không?

Xác nhận thông tin

Asking for confirmation

Please confirm if this date and time is suitable/convenient for you. (Làm ơn xác nhận thời gian và địa điểm có phù hợp với bạn không)
Can you let me know if this is OK for you? (Bạn có thể cho tôi biết nó có phù hợp với bạn?)

Hy vọng những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn tự tin hơn giao tiếp tiếng Anh khi lên lịch họp tại nơi làm việc với đồng nghiệp và cấp trên. Hãy rèn luyện thật chăm chỉ và đúng phương pháp để có thể nâng cao trình độ nhanh chóng. Tìm hiểu ngay bí quyết học tiếng Anh giao tiếp hàng đầu được tin dùng bởi 80 000 người trên 20 quốc gia từ TOPICA Native dưới đây.