Đừng bỏ lỡ cấu trúc của email tiếng Anh chuẩn mực nhất

Email là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay. Nhưng cấu trúc của email tiếng Anh thế nào mới đầy đủ nhất thì không phải ai cũng biết. Hãy cùng TOPICA Native khám phá một email bao gồm những phần nào, ý nghĩa và vai trò của từng phần là gì nhé!

Xem thêm:

Cấu trúc email tiếng Anh chuẩn mực giúp bạn tự soạn thảo email tốt hơn

1. Greeting (Chào hỏi)

Mở đầu email là phần Greeting (chào hỏi), đây là bước cực kỳ quan trọng vì sẽ là thước đo đầu tiên để gây ấn tượng và tạo thiện cảm với người nhận email. Mở đầu email bằng một lời chào là điều đương nhiên, nhưng “chào” làm sao cho đúng thì không phải ai cũng biết.

Nếu bạn đã biết tên người nhận và mối quan hệ giữa bạn với người nhận là một mối quan hệ lịch sự, yêu cầu sự trang trọng, nghiêm túc, bạn nên sử dụng các danh xưng như Mr (cho đàn ông), Mrs (cho phụ nữ đã kết hôn), Ms (cho phụ nữ chưa lập gia đình hoặc nếu không chắc chắn đã kết hôn hay chưa)… và nhớ là sử dụng “first name” trong trường hợp này. Ví dụ như Dear Mr. Bill/ Dear Mrs. Nancy/ Dear Ms Lily.

Nếu bạn không biết người nhận là nam hay nữ thì hay viết chung là Dear Sir/Madam.

2. Opening comment (Lời chào hỏi)

Sau khi đã chào hỏi, bạn nên tiếp tục email tiếng Anh với lời hỏi thăm về tình hình sức khỏe, công việc của người nhận như:

I hope you are doing well (Hy vọng anh vẫn khỏe)
How have you been? (Anh dạo này thế nào?).

Ngoài ra, đối với một bức thư hồi đáp, tức là bạn viết email để trả lời email của họ, bạn nên mở đầu bằng việc cảm ơn hoặc thể hiện cảm xúc vui mừng và trân trọng khi nhận được email đó. Việc bạn cảm ơn làm người đọc cảm thấy thoải mái và cảm giác được tôn trọng, đồng thời làm cho bạn trở nên lịch sự hơn. Ví dụ như:

I am very happy to receive your email (Tôi rất vui khi nhận được mail của bạn)
Thank you for your email (Cảm ơn email của bạn).

Để cải thiện trình độ Tiếng Anh, tăng cơ hội thăng tiến trong công việc…Tham khảo ngay khóa học Tiếng Anh cho người đi làm tại TOPICA NATIVE.
✅ Linh động 16 tiết/ ngày.
✅ Giao tiếp mỗi ngày cùng 365 chủ đề thực tiễn.
✅ Cam kết đầu ra sau 3 tháng.
✅ Học và trao đổi cùng giao viên từ Châu Âu, Mỹ chỉ với 139k/ngày.
? Bấm đăng ký ngay để nhận khóa học thử, trải nghiệm sự khác biệt cùng TOPICA NATIVE!

3. Introduction (Phần mở đầu)

Phần này sẽ là lúc để bạn trình bày lý do viết email tiếng Anh. Để thực hiện nội dung email ở phần này, bạn có thể sử dụng mẫu câu:

I am writing to ask for the information about… (Tôi viết thư này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về…)
I am writing with reference to… (Tôi viết thư này để đề cập đến…)
I am writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu…).

Trong nhiều trường hợp cần đến sự trang trọng, lịch sự, bạn cũng có thể sử dụng các câu hỏi gián tiếp như: Might I take a moment of your time to…? (Tôi có thể xin chút thời gian của bạn). Đối với những trường hợp không cần trang trọng quá mà hướng đến sự thân mật, gần gũi, bạn có thể sử dụng “I just want to…” (Tôi viết email này để)

Vì là phần đầu của email, ảnh hưởng đến cách nhìn nhận và đánh giá của người nhận về bạn, bạn cần đảm bảo phần này ngắn gọn, súc tích, rõ ràng và không mắc các lỗi ngữ pháp cũng như chính tả.

Hãy thể hiện văn phong sự trang trọng là lịch sự trong email tiếng Anh

4. Main point (Nội dung chính)

Maint point chính là phần để bạn đưa ra nội dung chính trong email. Tùy vào từng trường hợp cũng như mục đích của người viết sẽ có những cách triển khai nội dung chính khác nhau. Ý chính vẫn là đưa ra những thông tin cụ thể về vấn đề mà bạn đang nhắc tới, muốn truyền đạt hoặc bàn luận với người nhận.

Một vài mẫu câu thông dụng bạn có thể sử dụng trong phần maint point:

I am interested in… and I would like to… (Tôi rất quan tâm đến… và muốn…)
We carefully consider… and it is our intention to… (Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…)
Regarding…/ Concerning…/ With regards to… (Về vấn đề…)
Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy… được đính kèm trong email này).

5. Concluding sentence (Phần kết thúc)

Tùy vào từng trường hợp khác nhau, sẽ có Concluding sentence (lời kết thúc) khác nhau. Để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email như một lời chào đơn giản mà nên bày tỏ ý muốn giữ liên lạc và nhận phản hồi từ người nhận email.

Bạn có thể sử dụng mẫu câu sau trong phần câu kết trong email tiếng Anh:

Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh/chị cần thêm bất cứ thông tin gì).
Please do not hesitate to contact me if you need further information. (Đừng ngại ngần liên lạc với tôi nếu anh/chị cần thêm thông tin).
I am looking forward to hearing from you soon. (Mong nhận được hồi âm sớm từ bạn)

Xem thêm: 50 mẫu câu viết email tiếng Anh thông dụng được đánh giá cao nhất

6. Signing off (Ký tên)

Mặc dù phần này chỉ đơn giản là ký tên người viết để kết thúc email nhưng đây được coi là phần thể hiện được tình cảm cũng như phép lịch sự. Tùy vào từng trường hợp, bạn có thể dùng cách ký tên khác nhau.

Nếu trong trường hợp mối quan hệ thân mật, bạn có thể dùng Best wishes, Regards, All the best, Talk to you soon, Have a nice/ good/ wonderful day!

Trong trường hợp trang trọng, bạn nên viết lời chào với những từ như Best regards, Warm regards, Sincerely/ Yours sincerely, Your faithfully, (khi phần chào hỏi bắt đầu bằng Dear Sir/ Madam).

Trên đây là một cấu trúc email tiếng Anh tiêu chuẩn và đầy đủ nhất hiện nay. Viết một email chuyên nghiệp trong công việc sẽ giúp bạn ghi điểm sáng trong mắt đối tác và nhà đầu tư. Để làm được điều đó, trau dồi từ vựng hàng ngày là điều vô cùng quan trọng.

Hãy vượt qua nỗi sợ “mù từ vựng Tiếng Anh” bằng phương pháp đặc biệt được tin dùng bởi 80000+ trên 20 quốc gia với TOPICA Native ngay nhé!