Hướng dẫn viết email tiếng Anh cho người đi làm từ A đến Z

Trong thời đại hội nhập quốc tế, xu hướng làm việc tại các công ty đa quốc gia ngày càng phổ biến. Viết email tiếng Anh là một kỹ năng cực kỳ quan trọng không thể thiếu nếu bạn muốn chinh phục thành công trong sự nghiệp và vươn tới những vị trí cao. Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây để nắm trọn bí quyết soạn thảo email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất cùng Topica Native nhé.

Xem thêm:

• Trọn bộ hướng dẫn kỹ năng phỏng vấn bằng tiếng Anh
• Tất tần tật những điều bạn cần biết khi thuyết trình tiếng Anh

1. Cấu trúc của một email tiếng Anh

Trước khi bắt đầu soạn thảo một email, điều bạn cần biết chính là biết cấu trúc của một email tiếng Anh chuẩn mực nhất sử dụng trong công việc. Việc nắm bắt cấu trúc ngay từ bước đầu giúp bạn có thể viết nội dung đầy đủ nhất mà không bỏ sót thông tin nào. Thông thường, cấu trúc của một email tiếng Anh thường bao gồm những phần sau đây:

Greeting (Chào hỏi): để gây ấn tượng và tạo thiện cảm với người nhận email. Bạn cần biết mối quan hệ giữa bạn và người nhận để lựa chọn cách chào hỏi cho đúng.

Opening comment (Lời nói đầu): bạn nên tiếp tục với lời hỏi thăm về tình hình sức khỏe, công việc hoặc mở đầu bằng việc cảm ơn hoặc thể hiện cảm xúc vui mừng và trân trọng khi nhận được email đó để họ cảm thấy được tôn trọng.

Introduction (Lý do): trình bày mục đích viết email một cách ngắn gọn, súc tích, rõ ràng và trực tiếp vào vấn đề.

Main point (Nội dung chính): cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng xoay quanh vấn đề bạn cần trao đổi để họ nắm bắt được thông tin.

Concluding sentence (Lời kết thúc): một lời chào và bày tỏ ý muốn giữ liên lạc và nhận phản hồi từ người nhận email.

Signing off (Ký tên): tùy vo từng trường hợp, bạn có thể dùng cách ký tên khác nhau cho phù hợp và nhất quán với phần lời chào mở đầu.

Để hiểu rõ hơn về nội dung từng phần, xem ngay: Cấu trúc của một email tiếng Anh chuyên nghiệp

 

2. Các bước soạn thảo một email tiếng Anh

Một email tiếng Anh với bố cục tốt, nội dung rõ ràng và trình bày logic, dễ hiểu sẽ giúp bạn ghi điểm đáng kể trong mắt khách hàng và đối tác. Để làm được điều đó, bạn cần tuân theo các bước soạn thảo một email tiếng Anh sau đây:

• Bước 1: Chọn loại email tiếng Anh cần viết
• Bước 2: Sẵn sàng thông tin cần trao đổi
• Bước 3: Xây dựng cấu trúc email
• Bước 4: Soạn thảo nội dung chi tiết
• Bước 5: Kiểm tra và sửa lỗi

Bạn cần tuân thủ đúng trình tự các bước để có thể soạn thảo ra một email chuyên nghiệp và được đánh giá cao.

Xem thêm: 5 bước đơn giản để soạn thảo một email tiếng Anh để được hướng dẫn chi tiết và cụ thể nhất trong từng bước viết trên.

3. Tổng hợp mẫu câu thường gặp sử dụng trong email tiếng Anh

Bạn đã xác định được bố cục và quy trình viết email tiếng Anh nhưng vẫn không biết viết làm sao? Hãy tham khảo những mẫu câu thường được sử dụng để áp dụng cho email của mình. Có rất nhiều loại mẫu câu để bạn lựa chọn, tuy nhiên, bạn nên tra theo nhóm mẫu câu sử dụng trong từng phần khác nhau để tiết kiệm thời gian nhất.  

• Mẫu câu sử dụng trong phần Greeting
• Mẫu câu sử dụng trong phần Opening comment
• Mẫu câu sử dụng trong phần Introduction
• Mẫu câu sử dụng trong phần Main point
• Mẫu câu sử dụng trong phần Concluding sentence
• Mẫu câu sử dụng trong phần Signing off

Để tham khảo nội dung chi tiết, bạn có thể xem Trọn bộ mẫu câu viết email tiếng Anh tại đây.

4. Một số lưu ý nhất định phải biết khi viết email tiếng Anh

Trong quá trình soạn thảo, bạn cần chú ý đến một số quy tắc viết email tiếng Anh sau để đảm bảo sự chuyên nghiệp cho email của mình. Một số lưu ý không thể bỏ qua chính là:

• Hãy đảm bảo email đầy đủ phần mở đầu và kết thúc: Việc lên nội dung chi tiết dựa trên cấu trúc chuẩn mực chính là phương pháp để bạn đảm bảo email của mình có sự nhất quán và logic từ đầu đến cuối. Tuyệt đối tránh trường hợp email bị thiếu lời chào đầu và lời chào cuối, bạn sẽ để lại ấn tượng xấu về sự không chuyên nghiệp.
• Vô cùng cẩn trọng trong việc sử dụng từ ngữ: Trong email tiếng Anh, bạn nên hạn chế sử dụng từ viết tắt. Chỉ viết tắt một số từ nhất định mà ai cũng có thể hiểu được. Đặc biệt, bạn không nên sử dụng những câu đa nghĩa dễ gây hiểm lầm không đáng có. Hãy dùng những câu ngắn và dễ hiểu trong email. Vì vậy, trước khi viết hãy kiểm tra độ chính xác của từ và câu để đảm bảo không có sai lầm và tránh tuyệt đối không mắc lỗi chính tả.
• Trình bày nội dung rõ ràng, dễ đọc: Mọi người thường kiểm tra email rất nhanh, vì vậy, hãy trình bày email thoáng mắt, dễ đọc để người nhận nắm bắt được thông tin nhanh nhất, tránh mất thời gian. Bạn có thể nhờ người có kinh nghiệm kiểm tra lại email để đảm bảo sự hoàn hảo trước khi gửi đi.

Và còn rất nhiều điều cần lưu ý khi viết email trong công việc, tham khảo 9 Tips viết email hiệu quả cho người đi làm nhất định phải biết

5. Những dạng email được sử dụng nhiều nhất

5.1/ Cách viết email tiếng Anh khi xin việc

Bạn vừa đọc được tin tuyển dụng của một công ty nước ngoài và muốn viết email xin việc bằng tiếng Anh để nắm bắt lấy cơ hội đó? Khi viết email xin việc, bạn cần chú ý một số vấn đề sau.

Email xin việc bằng tiếng Anh cần đầy đủ các phần từ thông tin cá nhân, phần giới thiệu thật ấn tượng để được chú ý tới. Sau lời chào hỏi, bạn sẽ trình bày vị trí mình ứng tuyển và lý do tại sao bạn biết đến vị trí này. Sau đó mô tả chi tiết hơn về kinh nghiệm, kỹ năng, điểm mạnh của bản thân, và những yếu tố đó liên hệ như thế nào đến vị trí mà bạn đang ứng tuyển.

Ở phần kết của bức thư, bạn nói ngắn gọn lý do bạn là ứng viên sáng giá mà công ty nên tuyển dụng. Cuối cùng, hãy dùng từ vựng để thể hiện mong muốn được trao đổi nhiều hơn nếu có cơ hội phỏng vấn. Ngoài ra, bạn cũng nên cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email xin việc của mình.

Bạn cần mẫu email để học hỏi? Xem ngay: Bật mí cách viết email xin việc bằng tiếng Anh ấn tượng

 

5.2/ Viết email tiếng Anh để xin thư giới thiệu

Khi bạn ứng tuyển cho một vị trí ở công ty bạn hằng mơ ước, bạn nên có một thư giới thiệu từ công ty cũ để làm nổi bật thư xin việc của mình. Vấn đề là bạn cần viết email tiếng Anh xin thư giới thiệu một cách làm sao cho khéo léo nhất.

Khi bạn cần sự giúp đỡ, hãy thể hiện thái độ lịch sự, nhã nhặn. Trong email tiếng Anh đề nghị sự tiến cử công việc, bạn nên cung cấp cho người nhận một số thông tin cần thiết. Những thông tin này giúp người giới thiệu viết thư dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian tìm hiểu. 

Bạn cũng có thể liệt kê một số kỹ năng, chuyên môn và tố chất mà bạn muốn được đề cập đến trong thư giới thiệu. Đừng quên một lời cảm ơn chân thành cuối thư nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn viết email tiếng Anh xin thư giới thiệu cho người đi làm 

5.3/ Cách viết email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Email tiếng Anh mời phỏng vấn là lá thư gửi ứng viên sau vòng xét duyệt hồ sơ thành công và bạn muốn mời ứng viên đó tham gia phỏng vấn để trao đổi kỹ hơn. Đặc biệt, nếu bạn làm cho công ty nước ngoài, email mời phỏng vấn dù gửi cho người Việt nhưng bạn vẫn cần phải viết bằng tiếng Anh để thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.

Với email này, ứng viên có thể không chấp nhận lời mời bởi họ có thể nhận được nhiều thư mời phỏng vấn khác ngoài công ty bạn. Một email đầy đủ thông tin và chuyên nghiệp sẽ giúp ứng viên đánh giá cao và sẵn sàng tham gia phỏng vấn. 

Tham khảo: Email tiếng Anh mời phỏng vấn chuẩn mực cho nhà tuyển dụng

5.4/ Email tiếng Anh xác nhận tham gia phỏng vấn

Để dễ dàng vượt qua buổi phỏng vấn, bạn cần gây dựng được những ấn tượng ban đầu cho nhà tuyển dụng. Một trong số đó chính là bước viết email xác nhận thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh sao cho đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất. 

Đầu tiên, bạn nên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã lựa chọn bạn trong hàng ngàn CV được gửi đến để sắp xếp lịch phỏng vấn. Sau đó, xác nhận lịch phỏng vấn nếu thời gian mà người gửi đưa ra phù hợp với bạn. 

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần thêm thông tin nào liên quan đến cuộc phỏng vấn, hãy hỏi ngay trong thư trả lời này. Cuối cùng, bạn nên đề cập đến rằng sẽ đến phỏng vấn đúng giờ và kết thúc là lời chào trân trọng kèm theo chữ ký và thông tin liên hệ của cá nhân bạn. 

5.5/ Email tiếng Anh xin thay đổi lịch phỏng vấn

Có rất nhiều lý do khác nhau buộc bạn phải hẹn lại lịch phỏng vấn vì trường hợp bất khả kháng, nhưng bạn lo ngại việc này sẽ ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của nhà tuyển dụng về bạn? Vì vậy, bạn cần phải viết email xin thay đổi lịch phỏng vấn thật sự khéo léo.

Với email này, bạn nên đi thẳng vào nội dung chính, tránh lòng vòng thông tin không liên quan. Bạn nên thể hiện luôn lý do khiến bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn hôm đó và đề nghị mong muốn rời lịch phỏng vấn sang một ngày khác. Ngoài ra, bạn cũng nên đưa ra lời xin lỗi vì đã làm thay đổi kế hoạch họ đã sắp xếp một cách khéo léo, lịch sự nhất. 

Cuối cùng, bạn thể hiện sự mong muốn được hồi đáp và xin thông tin của một buổi phỏng vấn khác. Một lời cảm ơn trang trọng cũng không thể không có để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Tham khảo thêm: Cách viết email xin thay đổi lịch phỏng vấn khéo léo nhất

5.6/ Email từ chối tham gia phỏng vấn bằng tiếng Anh 

Nếu bạn chắc chắn không muốn tham gia buổi phỏng vấn, bạn nên viết email từ chối thư mời phỏng vấn trong 24 giờ sau khi nhận được để nhà tuyển dụng có thể sắp xếp thời gian và công việc của họ. Dù bạn không đến phỏng vấn, bạn vẫn cần gửi một email cho họ để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình.

Nếu công ty này có danh tiếng tốt, hãy kiểm tra lại những bạn bè, mối quan hệ thân quen xem có ai phù hợp và họ có cảm thấy hứng thú nếu được giới thiệu. Đừng quên tìm ra một lý do thật hợp lý và khéo léo nhé.

5.7/ Viết Email cảm ơn sau buổi phỏng vấn bằng tiếng Anh

Hầu hết tất cả tuyển dụng sẽ có ấn tượng tốt với ứng viên gửi email cảm ơn sau buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, thực tế có rất nhiều ứng viên sau khi phỏng vấn xong thì chờ đợi một cách bị động và quên mất điều này. Việc chủ động viết một lá thư cảm ơn sẽ làm tăng cơ hội trúng tuyển cho ứng viên nhiều lần.

Email cảm ơn sau phỏng vấn giúp truyền tải thái độ lịch sự, sự nghiêm túc và quan tâm của bạn đối với vị trí dự tuyển mà còn là cách để tạo được ấn tượng tốt để lại với nhà tuyển dụng. 

Nếu bạn ứng tuyển cho công ty nước ngoài hay tập đoàn đa quốc gia, một email cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh là không thể hiếu. Bạn nên gửi email cảm ơn đến nhà tuyển dụng trong vòng 24 giờ kể từ khi phỏng vấn. Nội dung email này phải ngắn gọn, súc tích và mạch lạc, không rườm rà.

5.8/ Cách viết email tiếng Anh mời nhận việc

Đối với email mời nhận việc, ứng viên có thể đồng ý hoặc từ chối để đến với một nhà tuyển dụng khác. Chính vì vậy, email tiếng Anh mời nhận việc phải thật chỉn chu , đầy đủ thông tin và chuyên nghiệp. Điều đó giúp gây ấn tượng với ứng viên cũng như tăng tính thuyết phục về quyết định của nhà tuyển dụng.

Hiểu một cách đơn giản, một email mời nhận việc thuyết phục cần ngắn gọn, súc tích, thông tin đầy đủ và rõ ràng. Nó bao gồm nhiều vấn đề như chúc mừng, thông báo vị trí đậu, tiền lương, chính sách đãi ngộ, các bước tiếp theo,…Vậy bạn cần sắp xếp, trình bày và diễn đạt chúng như thế nào cho thật chuyên nghiệp.

5.9/ Email đồng ý thư mời làm việc bằng tiếng Anh

Trong email mời nhận việc, điều quan trọng nhất là gửi lời cảm ơn một cách chân thật và bày tỏ lòng biết ơn đối với nhà tuyển dụng. Đây không chỉ là một phép lịch sự mà là một cách cho nhà tuyển dụng thấy được sự sẵn lòng và đợi chờ công việc từ bạn.

Bạn cũng cần chú ý xác nhận lại các thông tin cần thiết về công việc và chính sách phúc lợi của nhân viên. Sau đó là lời hứa sẽ cống hiến và làm việc hết sức cho công ty. Cuối cùng là lời chúc đến nhà tuyển dụng và thể hiện sự mong đợi vào thời gian sắp tới.

Một email chấp nhận lời mời làm việc chuyên nghiệp sẽ khiến bạn bắt đầu công việc tốt hơn, tham khảo thêm: Mẹo viết email đồng ý thư mời làm việc bằng tiếng Anh ấn tượng nhất.

5.10/ Email từ chối thư mời làm việc bằng tiếng Anh

Trong email từ chối thư mời làm việc, mọi thứ nên trung thực và chân thành nhất có thể. Nhà tuyển dụng đã mất thời gian để xem xét qua hồ sơ của bạn cũng như đặt niềm tin vào bạn khi lựa chọn. Đừng quên cảm ơn cho những gì nhà tuyển dụng đã làm.

Bạn cần trình bày một lý do để giải thích cho lời từ chối nhận việc một cách khéo léo nhất. Những lý do đó đôi khi không cần trình bày quá chi tiết vì dễ gây ra sự hiểu lầm không cần thiết. Tuy không có cơ hội về chung một công ty nhưng hãy nhớ để lại một lời chúc cho nơi đã đặt niềm tin vào bạn để thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những nội dung hữu ích về soạn thảo và sử dụng email tiếng Anh. Hãy để kỹ năng viết email tiếng Anh trở thành lợi thế để bạn tự tin hơn trong công việc.

 

Bạn có muốn trở thành nhân viên mọi nhà tuyển dụng đều săn lùng? Trình độ tiếng Anh chính là chìa khóa dẫn bạn đến cánh cửa thành công trong sự nghiệp. Khám phá bí quyết học tiếng Anh giao tiếp online hiệu quả từ TOPICA Native ngay tại đây!